Как работает управляющая компания в загородном поселке?

Об этом рассказали эксперты «Хрустального».

Управляющая компания в загородном поселке – это организация, которая занимается обслуживанием территории, зданий и сооружений.

Отталкиваясь от нашего опыта, мы вывели пул основных задач, которые реализовывает УК именно в наших поселках:

• Уборка и содержание территории (уборка мусора, покос травы, уборка снега и т.д.);
• Техническое обслуживание зданий и сооружений (ремонт и обслуживание инженерных систем, кровли, фасадов и т.д.);
• Благоустройство территории, совместно с дендрологом (установка детских площадок, озеленение, ремонт дорог и т.д.);
• Обеспечение безопасности жителей (контроль доступа на территорию, видеонаблюдение и т.д.);
• Управление финансами поселка (сбор платежей, ведение бухгалтерского учета и т.д.);
• Услуги по уборке квартир и домов;
• Услуги по ремонту и отделке помещений;
• Услуги по организации праздников и мероприятий.
•  

УК в загородных поселках играет очень важную роль касаемо поддержания порядка и комфорта для жителей. Это тот аспект, который должен волновать каждого девелопера, чтобы людям было удобно жить в поселке.

Но управляющая компания, безусловно, должна быть профессиональной, компетентной и ответственной. И выстраивает это именно девелопер.

Для этого ему необходимо сделать несколько шагов.

Тщательный отбор специалистов и персонала, которые будут заниматься управлением поселка. Это должны быть профессионалы с опытом работы в сфере управления недвижимостью и обслуживанием жилых комплексов.

Разработать четкие правила и стандарты обслуживания поселка, включая уход за территорией, регулярное обслуживание инфраструктуры, предоставление услуг жителям и контроль за порядком.

Предусмотреть регулярную обратную связь с жителями поселка, чтобы выявлять и устранять возможные проблемы или недочеты в работе управляющей компании.

Работу УК необходимо строить с учетом потребностей и интересов жителей, а также с учетом высоких стандартов качества обслуживания.

В настоящий момент наша управляющая компания занята обслуживанием пяти поселков сети «Хрустальный» – это 19 очередей поселка Хрустальный, Villet, AURA, EcoVille и микрорайон «Хрустальный парк» на Байкальском тракте. За каждым поселком у нас закреплен мастер. Это начальник участка, в подчинении у которого находятся рабочие, – рассказывает Рада Витальевна (директор управляющей компании).

Каждый день, до девяти утра, мастер совершает объезд территории и составляет план на день исходя из перечня работ, которые закреплены в договоре с жителями и тех проблем, которые выявит мастер при объезде территории – где-то ребятишки сломали качели, например, где-то накопился мусор, где-то нужно постричь газон. После этого мастер расставляет рабочих по намеченным объектам, осуществляет контроль рабочего процесса и принимает результат выполненных работ.

В свое время мы создали управляющую компанию не потому что хотели заработать, а потому что мы не просто строим поселки – мы создаем комфортную среду для загородной жизни. Нам пришлось инвестировать большие деньги в приобретение техники, создание штата профессиональных сотрудников. Тут даже не рассматривался вопрос о прибыли и рентабельности, у нас просто была цель – чтобы построенные нами поселки расцветали, а не увядали. Чтобы наши жители были лишены забот об обслуживании своего дома, о благоустройстве поселка – летом улицы всегда чистые, газоны постриженные, зимой дороги и тротуары очищены от снега.

Если дома вышел из строя какой-то счетчик или что-то случилось с водопроводом – наши жители всегда знают кому позвонить. Это позволяет проживать за городом без каких-либо проблем.

Сейчас нам удалось превратить управляющую компанию в самостоятельный, хорошо работающий механизм.

И вот мы подошли к одному из главных вопросов, волнующий всех девелоперов на начальных этапах: «Сколько нужно времени, чтобы сформировать управляющую компанию?».

Управляющая компания формируется примерно за 5-6 месяцев до ввода здания в эксплуатацию. Ранее это нецелесообразно делать, так как иначе усилия могут быть напрасны: ситуация изменится, сотрудники уволятся, и вам придется заново набирать штат. Директор управляющей компании и главный инженер являются ключевыми фигурами, которые определяют политику управления, от которой будет зависеть и уровень продаж. Если допустить ошибку в выборе инженерного состава управляющей компании, ее директора или способа управления, это серьезно повлияет на продажи в последующих кварталах.

За 5-6 месяцев до ввода в эксплуатацию управляющая компания начинает управлять территорией и участвует в строительном процессе. В частности, она может отвечать за уборку строительного мусора или охрану объекта.

В момент передачи объекта в эксплуатацию, когда дом формально готов, но еще не передан жильцам, управляющая компания уже обслуживает территорию. В этот момент с клиентами заключаются договорные отношения по управлению данным кварталом.

5-6 месяцев отводится на поиск сотрудников, получение лицензии и подготовку необходимых документов, таких как должностные инструкции, технологические карты управления и договоры.

И конечно, этот срок требует инвестиций в управляющую компанию. Ее создание требует серьезных вложений, включая приобретение минимальной техники, шанцевого инструмента и помещений для хранения или эксплуатации.

Эти инвестиции должны быть заложены в бюджет параллельно с самим строительством. В противном случае, как и в случае с бюджетом гарантийного ремонта, впоследствии придется искать дополнительные средства для покрытия расходов, связанных с эксплуатацией объекта спустя год после его сдачи, если на эти мероприятия не был выделен бюджет изначально.

Управление первой очередью строительства

Относительно наших поселков, мы планируем построить 5 очередей по 10 000 квадратных метров каждая. Продажи каждой очереди займут около двух с половиной – трех лет.

Эксплуатация территории до заселения.

А именно, использование рабочих-строителей для эксплуатации территории первой очереди в течение первого года после завершения строительства.

Как правило, это имеет место быть, при условии, что директор компании-застройщика также будет выполнять функции инженера и обеспечивать коммуникацию со строителями. После заселения двух третей населения можно будет нанять основной штат управляющей компании.

Оптимальное количество квартир для прибыльной управляющей компании

Управляющая компания для 10 000 квадратных метров изначально будет убыточной. Минимальное количество квартир для приближения к нулевой прибыли составляет около 300.

При среднем платеже в 2,5-3 тысячи рублей с 300 квартир управляющая компания будет иметь доход около миллиона рублей в месяц.

Проблемы на начальной стадии

Безусловно, начальных этапах работы управляющая компания может столкнуться с проблемами, и к этому нужно быть готовым.

Какие встречаются чаще всего:

• Неполные платежи жителей (30-40%);
• Задержки с переходом на прямые договоры по коммунальным платежам;
• Необходимость начисления задолженности по электроэнергии.

Денежный вопрос

Еще один момент, о котором важно и нужно знать – это деньги. Какая донести ценность жителям и сделать работу прозрачной.

Управляющая компания должна иметь норму прибыли не менее 15%. Это необходимо закладывать в финансовую модель и отстаивать перед жителями.

Доказать жителям, что они должны платить управляющей компании, непросто.

Мы не понаслышке знаем, какой это труд и сколько усилий необходимо приложить для налаживания контакта с жителями.

Мы вывели для себя один способ, который помог наладить процессы коммуникации, и хотим им поделиться с вами, а также рассказать о всех его преимуществах.

Сообщество в Telegram-канале

Зачастую жильцы попросту не видят внутренних процессов работы УК, соответственно думают, что они прохлаждаются и ничего не делают, соответственно они не понимают за что платят деньги.

Сообщества и прочее, позволяют УК и жильцу стать ближе. Показать, как решаются те или иные проблемы, с какими трудностями они сталкиваются. Ведь не всегда все зависит полностью от УК, порой в силу посторонних обстоятельств или третьих лиц, у них просто связаны руки, и замедление в выполнении каких-то планов может быть связанно именно из-за этого, а не потому что они не хотят.

Такие группы помогают держать жителя в курсе, что и где происходит, а также показывать некую отчетность в выполнении тех или иных задач.

Благодаря этому, значительно растет лояльность жителя к УК, меняются взгляды, и что немаловажно, житель начинает иначе воспринимать управляющую компанию, видеть их действия, реакцию и прочее.

Это очень качественный ход в коммуникации с жителями загородных посёлков, и формировании единения.

Обязательно берите на заметку, чтобы не терять время на выяснения и вопросы, показывайте жителям работу изнутри, и выстраивайте сразу добрые и комфортные взаимоотношения с людьми.

Если у вас остались вопросы по работе и формированию УК, подписывайтесь на канал Школы загородного девелопмента «Хрустальный» и пишите в комментариях, а самые интересные мы разберем в наших соцсетях.